MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

-

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.

T.C.

ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Muhtarlik İşleri Müdürlüğünün

Görev, Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ,Tanımlar ve İlkeler

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı’nın 2015/8 Sayılı Genelgesi esas alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsamaktadır.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik, İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 20.02.2015 Tarih ve 2015/8 No’lu Genelgesi ile ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu yönetmelikte geçen:

1. Belediye                       : Esenyurt Belediyesini,
2. Başkanlık                     : Esenyurt Belediye Başkanlığını,
3. Başkan Yardımcısı       : Esenyurt Belediyesi Başkan Yardımcısını,
4. Encümen                     : Esenyurt Belediye Encümenini,
5. Müdürlük                    : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,
6. Müdür                           : Muhtarlık İşleri Müdürünü,
7. Muhtar                          : Mahalle Muhtarını,
8. Muhtarlık                     : Mahalle Muhtarlığını,
9. MBS                            : Muhtar Bilgi Sistemini,
10. Personel                       :Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde görev yapmakta olan memur, sözleşmeli, işçi ve şirket personelini,
11. Şef                               :Müdürlük alt birimlerinin ve faaliyetlerinin yürütülmesinden müdüre karşı sorumlu olan personeli,
12. Yönetmelik                  :Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev, Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmeliğini ifade etmektedir.

Temel İlkeler

MADDE 5- (1) Müdürlük tüm çalışmalarında; 

1. Karar alma, uygulama ve eylemlerde saydamlık,
2. Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, 
3. Hesap verebilirlik,
4. Kurum içi yönetimde ve kenti ilgilendiren kararlarda katılımcılık, 
5. Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, 
6. Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, 
7. Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Bağlılık ve Teşkilat Yapısı

Kuruluş 

MADDE 6 - (1)  Esenyurt Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ve 02/04/2015 tarih 29314 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Esenyurt Belediye Meclisinin 10/04/2015 Tarih ve 2015/59 Sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Bağlılık 

MADDE 7 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar.

Teşkilat yapısı 

MADDE 8- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü aşağıda belirtilen alt birimlerden oluşmaktadır.

1. İdari İşler Şefliği
2. Muhtarlık Koordinasyon Şefliği

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 9- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü mahalli müşterek nitelikte olmak koşuluyla aşağıdaki görevleri yürütür. 

1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğünün 20/05/2015 tarih ve 2015/8 sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlerin tamamının etkin, verimli ve güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayarak Başkanlık Makamı ile Muhtarlar arasında köprü görevi vazifesinde işbirliği, koordinasyon ve dayanışmayı sağlamak,
2. Muhtarlarla ilgili Belediye Başkanlığa intikal eden sözlü veya yazılı talep, şikayet ve önerileri fiziksel veya elektronik ortamda almak, ilgili birimlere iletmek ve taleplerin yerine getirilip getirilmediğini takip etmek ve sonuçlarını ilgililerine iletmek, 
3. İçişleri Bakanlığı tarafından oluşturulan www.muhtar.gov.tr sistemi üzerinden oluşturulan “Muhtar Bilgi Sistemi” aracılığıyla Belediyemize iletilen talep, şikayet ve önerileri alıp, ilgili birimlere ileterek taleplerin karşılanıp karşılanmadığını takip etmek yasal süresi içinde ilgilisine bilgi vermek, 
4. Muhtarların ve mahallenin genel bilgilerini tutmak ve ilgili kurum ve kuruluşlar ile mahallenin ve muhtarlığın bilgilerinin coğrafi ve elektronik veri tabanlı envanter çalışmalarını yapmak veya yaptırmak,
5. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü ilgilendiren konularda yazışma işlemlerini yürütmek, arşivlemek, gelen-giden evrak kayıtlarını tutmak, 
6. Yürüttüğü işler ile ilgili düzenli olarak veri toplamak, değerlendirmek, rapor hazırlamak ve bu doğrultuda uygulanan sistemleri yönetilmesine yönelik iş ve işlemleri yürütmek, 
7. Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla İstişare toplantısı düzenleyerek mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirilmesinin yapılmasını sağlamak, 
8. Belediyenin muhtarlıklar ile ortak görev yapılması gereken konularda koordineli çalışarak kamu hizmetlerinin daha etkin yürütülmesini sağlamak, 
9. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü kapsamında gerçekleştirilecek faaliyetlerin uygulama adımlarını belirlemek, 
10. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 10/12/2003 tarihli ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri uyarınca yıllık gider bütçe tasarılarını, performans programlarını, faaliyet raporlarını hazırlayarak yasal süresi içinde teslim etmek, 
11. Muhtarları ilgilendiren özel gün, toplantı, seminer ve etkinlik gibi organizasyonları takip ederek Başkanın onayı ile program hazırlamak ve en iyi şekilde uygulanması konusunda çalışmalar yürütmek, 
12. Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin “Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlamak,
13. Kentlilik bilinci ve aidiyet duygusunu güçlendirecek ve birlikte yaşama kültürünü destekleyecek şekilde mahalle kültürü ve taleplerine uygun, sosyal ve kültürel organizasyonlar ve projeleri muhtarlıklarla birlikte gerçekleştirmek,
14. Mahallenin ve muhtarlığın ihtiyaçlarının karşılanması ve sorunlarının çözümü için bütçe imkanları ölçüsünde gerekli ayni yardım ve desteği sağlamak,
15. Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak, 

(2) Müdürlük; yukarıda sayılan görevler ile Başkan ve bağlı bulunulan Başkan Yardımcısı tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özen ve hassasiyeti gözeterek yerine getirmekten sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları 

MADDE 10- (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü bağlı olduğu amire karşı sorumlu olup, bu Yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin Belediyenin vizyonuna, misyonuna ve ilgili mevzuata uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumludur. Bu kapsamda;

1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek, 
2. Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınların takip edilmesi, gelişme ve değişikliklerden personelinin bilgilendirilmesi ve eğitilmesi sağlamak,
3. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olup, Müdürlüğün görev, yetki ve sorumluluk alanına giren bütün işlerin ve personelin alt birimlere dağıtılması sevk ve idari ile ilgili gerekli denetimleri yapmak, 
4. Müdürlük personelinin terfi, doğum yardımı, aile yardımı ve benzeri özlük haklarındaki değişikliklere ilişkin mevcut durumun izlenerek zamanında ilgili birime bildirilmesini sağlamak, 
5. İlgili mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin belirlenmesi; taşınır işlemlerini gerçekleştirilmesini sağlamak, 
6. Müdürlüğün çalışma ve stratejik planları, faaliyet raporları, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçların hazırlanarak uygulanmasının sağlamak,
7. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlayarak, müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşünü hazırlamak,
8. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde müdürlük bütçesini hazırlamak, uygulamak ve kurumsal amaç ve hedeflerle ilgili Müdürlük faaliyetlerini yerine getirmek
9. Sorumluluk alanına giren diğer işler ile üst makamlarca verilen diğer görevlerin yürütülmesini sağlamak,
10. Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasını sağlamak,
11. ı) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren Yıllık Faaliyet Raporunu hazırlayarak, Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek ve çalışmaları değerlendirmek,
12. Muhtarlıklara yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alarak süreç iyileştirmesini yapmak,
13. Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirleyerek, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirmek,

14. İş güvenliği ve çalışma ortamının sürekli geliştirilmesi için gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak,
15. Müdürlük ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını ve müdürlüğün faaliyetlerinde aksamaya neden olmamasını sağlamak amacıyla stok yönetim sistemleri kurmak,

17. Müdürlüğü ilgilendiren konularda Belediye Meclisi ve Belediye Encümenine teklifte bulunmak,
18. Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak,

Yetki ve sorumluluklar 

MADDE 11- (1) Muhtarlık İşleri Müdürü; Bu yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan Belediye Başkanına karşı birinci derecede sorumludur.

Şefliklerin görev, yetki ve sorumlulukları 

MADDE 12- (1) 5393 Sayılı Belediye Kanunu, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesi ve yürürlükteki diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün iş ve işlemlerini eksiksiz ve tam olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı sorumludur. Bu kapsamda;

a) İdari İşler Şefliği

1. Dış kurumlardan, Muhtarlardan ve şahıslardan gelen evrakları birim Müdürüne sunarak sorumlu personele havalesini sağlamak, havale edilen evrakları eksiksiz ve zamanında yapılmasını ve cevaplanmasını sağlamak,
2. İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan Muhtar Bilgi Sistemi’nin koordinasyonunu sağlamak,
3. MBS ve Belediye Yönetim Otomasyon Programı aracılığıyla Müdürlüğümüze iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürede karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak, 
4. Müdürlük faaliyet raporlarının sonuçlarına göre elde edilen performans ile önceden saptanmış hedefleri karşılaştırmak, saptanan yeni hizmet hedeflerine uygun yıllık eylem programının hazırlamasını yapmak,
5. Personel özlük dosyalarını, izin, rapor vs. işlemlerini yaparak, işçi personelin puantaj cetvellerinin hazırlayarak ilgili müdürlüğe göndermek,
6. Müdürlük Standart Dosya Planının eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak,
7. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün aylık ve yıllık faaliyet raporunu zamanında hazırlayıp Müdürlük Makamına sunarak onaylanmasını sağlamak ve ilgili birim veya makama sunmak,
8. Müdürlüğün demirbaş kayıtlarını tutmak ve taşınır kayıt kontrol görevini yürütmek,
9. Müdürlük ile Muhtarlıklar arasında iletişim köprüsünü kurmak, kurulan iletişimde kısa ve net bilgilendirme yaparak memnuniyet sağlamak,
10. İhtiyaca yönelik eğitim önerilerini araştırmak, incelemek ve değerlendirmek,
11. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 10/12/2003 tarihli ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri uyarınca yıllık gider bütçe tasarılarını, performans programlarını, faaliyet raporlarını hazırlayarak yasal süresi içinde teslim etmek, 

b) Muhtarlık Koordinasyon Şefliği

1. Müdürlük tarafından alınan talepler ve Başkanlık Makamının ziyaretler sonucunda gelen talepleri doğrultusunda bakım onarım, tamirat, bakım, hafriyat, yol açma işlerini gerçekleştiren diğer müdürlükler tarafından yapılan işin takibini ve koordinasyonu gerçekleştirmek,
2. Sahada görülen eksiklikleri müdürlüğe aktarmak,
3. Mahalle kültürüne uygun, Muhtarlıklarla birlikte gerçekleştirilen organizasyonlar planlamak, bu organizasyonların gerçekleşmesi için gerekli çalışma zeminini oluşturmak,
4. Muhtarları periyodik olarak gezerek talep/ şikayet ve isteklerini tespit edip MBS Koordinatörü ile birlikte ilgili maliyet hesaplarını yaparak malzeme tedarik sürecini gerçekleştirmek,
5. Diğer birimlerle iş birliği ve uyumu sağlamak,
6. Görev alanı içinde eksiklikleri tespit ederek, müdürlüğe aktarmak,
7. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görevin Planlanması ve Yürütülmesi

Görevin planlanması

MADDE 13- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. 

Görevin yürütülmesi 

MADDE 14- (1) Müdürlükte görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Yazışma ve Arşiv İşlemleri

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri 

MADDE 15- (1) Müdürlük personelinin disiplin işlemleri, istihdam şekline göre 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,4857 Sayılı İş Kanunu ve diğer yürürlükteki mevzuata göre yerine getirilir.

(2) Muhtarlık İşleri Müdürü birinci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

(3) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma gibi işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.

Yazışma ve Arşiv İşlemleri

(1)Yazışma ve arşiv işlemleri, bu konularda yürürlükte olan mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yerine getirilir. Müdürlükte görev yapan tüm personelin bu düzenlemelere uyması zorunludur.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller 

MADDE 16- (1) İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. 

Değişiklik 

MADDE 17- (1) Bu Yönetmelikte yapılacak her türlü değişiklik Belediye Meclis Kararı ile yapılır. Değişiklik tekliflerinin Belediye Meclisinin onayına sunulması ile ek madde ilave edilir veya çıkarılabilir. 

Yürürlük 

MADDE 18- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ile yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. 

Yürütme 

MADDE 19- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Esenyurt Belediye Başkanı yürütür.

Gümüşhane doğumlu olup, ilk, orta ve lise eğitimimi Gümüşhane 'de tamamladı. Yükseköğrenimi Anadolu Üniversitesi İşletme Fakültesi 'de tamamladı. Memuriyete 1985 yılında Gümüşhane ili Köse ilçe belediyesinde başladı. Köse ilçe belediyesinde 1985-1989 yıllarında memur ve başkâtip, 1989-1998 yılları arasında Yazı işleri Müdürü olarak görev yaptı. 1998 - 2011 yılında Esenler Belediyesi'nde Makina, İkmal, Bakım Onarım Müdürü ve Ulaşım Hizmetleri Müdürü olarak görev yaptı. 2011-2018 yılları arasında Esenyurt Belediyesi'nde İşletme Müdürü olarak görev yaptı. Eylül 2020 yılından beri halen Muhtarlık İşleri Müdürü olarak görev yapmaktadır. Evli ve 3 çocuk babasıdır.