STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ

Strateji Geliştirme Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48.Maddesi ve 22.02.2007 tarihli, Esenyurt Belediye Meclisinin 09.07.2009 / 143 sayılı kararı gereği kurulmuştur.

Belediyenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.

Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.

T.C.

ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Strateji Geliştirme Müdürlüğünün

Görev, Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı Esenyurt Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluklarını ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektedir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik Esenyurt Belediye Başkanlığı Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik;  5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

(2) Bu Yönetmelik, Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik düzenlemelerine uygun olarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen:

a) Belediye                              : Esenyurt Belediyesi,

b) Başkanlık                            : Esenyurt Belediye Başkanlığını,

c) Başkan Yardımcısı              : Müdürlüğün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısını,

ç) Müdürlük                            : Strateji Geliştirme Müdürlüğünü,

d) Müdür                                : Birim Müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen

  yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür 

   tarafından verilen imza yetkisini kullananları

e) Birim Şeflikleri                   : Esenyurt Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü

  Birim Şefliklerini,

f) Şef                                       :Strateji Geliştirme Müdürlüğünde kadrolu veya 

                                                 vekaleten atanan şefleri,

h) Personel                             : Esenyurt Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü 

                                                 şefliklerinde görevli şef, memur, sözleşmeli memur, 

                                                 daimi işçi ve şirket personelini,

g) İKUEP                               : İç Kontrol Uyum Eylem Planı ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat 

Kuruluş

MADDE 5- (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nu ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak, Esenyurt Belediye Meclisinin 09.07.2009 tarih ve 143 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6 – (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü aşağıda belirtilen alt birimlerden oluşmaktadır. 

1. İdari İşlemler Şefliği
2. Stratejik Yönetim Şefliği
3. İç Kontrol Şefliği

Bağlılık

MADDE 7 – (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 8- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir;

1. Müdürlüğün faaliyet ve görev alanlarıyla ilgili idari işlemlerde, yazışmaların ve arşiv işlemlerinin yapılması
2. Müdürlük personel izin, disiplin, performans ve diğer özlük işlemlerinin takip edilmesi
3. Müdürlük hizmetlerinin kullanımı için tahsis edilen araç görevlendirmelerinin yapılması ve müdürlük genel yönetim giderlerinin kontrol edilmesi
4. Müdürlük bütçe, performans ve faaliyet raporu işlemlerinin yapılması
5. Personel görevlendirmeleri ve acele, günlü ve normal işlerin takip edilmesi,
6. Stratejik planın, izleme, değerlendirme ve güncelleme çalışmalarının yapılması
7. İdare performans programı ve idare faaliyet raporu hazırlanması,
8. Performans göstergesi veri havuzu oluşturulması
9. Faaliyet raporunun hazırlanması izleme çalışmalarının yapılması
10. Stratejik yönetim farkındalık çalışmalarının yapılması
11. İç kontrol uyum eylem planı hazırlanması,
12. İKUEP çıktılarının izlenmesi,
13. Kurum içi iç kontrol farkındalıklarının oluşturulması,
14. İç kontrol iyi uygulama örnekleri veri tabanının oluşturulması,
15. Süreç yönetimi ve birim/personel iş tanımlarının standartlaştırılması
16. Ön mali kontrolün yapılması

Müdürün görev ve yetkileri 

MADDE 10 -(1) Strateji Geliştirme Müdürü aşağıda sayılan görevleri yerine getirir: 

1. Müdürlükte görevli tüm personel için yazılı görev tanımları hazırlamak ve ilgili personele tebliğ etmek,
2. Personelin nitelikli olması için gerekli eğitim çalışmalarının planlanmasını ve uygulanmasını sağlamak,
3. Müdürlüğün şeflikleri arasında ortaya çıkabilecek görev uyuşmazlıklarını gidermek, müdürlük içinde işbölümünü kurmak ve geliştirmek,

ç)  Personele iş dağılımı yapmak, verilen görevlerin zamanında ve tam olarak yapılmasını

     izlemeyi sağlayacak takip çizelgeleri oluşturmak,

4. Müdürlük ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını ve müdürlüğün faaliyetlerinde aksamaya neden olmamasını sağlamak amacıyla stok yönetim sistemleri kurmak,
5. Belediyemiz diğer müdürlükleri ile koordinasyon kurulması gereken durumlarda, etkin işbirliğini kurmak,
6. Müdürlükçe verilen hizmetlerle, üstlenilen görevlere yönelik ayrıntılı iş akış şemaları oluşturmak ve süreçleri iyileştirmeye yönelik çalışmalar yapmak,
7. Müdürlük işlerine yönelik veritabanları oluşturmak, hizmet iyileştirmeye yönelik istatistiki raporlar oluşturmak, müdürlük faaliyetleri için periyodik raporlama formatları oluşturmak,

ğ)  Mevzuatında birim müdürüne verilen görevleri eksiksiz ve zamanında yerine getirmek,

ı)   Verilen hizmetlerle ilgili iyi uygulama örneklerini araştırmak, gerekli görülmesi halinde

      hizmet kalitesini artırmak amacıyla, diğer kamu kurumlarıyla veya üniversitelerle 

      işbirlikleri kurmak,

9. Etkin bütçe kullanımını sağlamak amacıyla ihtiyaç analizleri yapmak,
10. Müdürlük çalışanlarının veya hizmetten yararlananlar için iş güvenliği ve işçi sağlığı düzenlemelerine varsa uyumsuzlukların ortadan kaldırılması, bu yönde ortaya çıkabilecek eksikliklerin hızla giderilmesini sağlamak,
11. Mevzuat değişiklerini takip etmek ve müdürlük iş ve işlemlerini mevzuata uygun gerçekleştirmek, bu yönde süreli yayın veya kitap temin etmek,
12. Başkanlık Makamı tarafından kendisine verilen görevleri yerine getirmek,
13. Müdürlükte görevli personelin nitelikleri ve yetkinlik seviyelerine ilişkin güncel ve ayrıntılı veritabanı oluşturmak.

Şefliklerin Görevleri

MADDE 9-  (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan şefliklerin görevleri aşağıda belirtildiği gibidir;

a) İdari İşlemler Şefliği

1. Müdürlük hizmetlerine tahsisli aracın kullanılması ve gerekli ihtiyaçların takibi
2. Müdürlükçe süreli yayın aboneliği kurulması, takibi ve satın alınması 
3. Müdürlükçe alınacak kitapların belirlenmesi ve satın alınması
4. Müdürlük genel yönetim giderlerinin takip edilmesi,
5. Müdürlük taşınır işlemlerinin takip edilmesi
6. Müdürlüğe yönelik eğitim önerilerinin araştırılması, incelenmesi ve değerlendirilmesi
7. Gelen/giden evrak işlemleri
8. Müdürlük yazışmalarının yapılması
9. Müdürlük çalışmalarının/raporlamalarının tasarımının yapılması
10. Müdürlük satın alma işlemleri
11. Maaş, fazla mesai ve yolluk ödemeleri
12. Müdürlük personelinin görev tanımlarının oluşturulması
13. Müdürlük faaliyet raporu için veri tabanı oluşturulması ve verilerin takibi
14. Müdürlük arşiv işlemleri
15. Müdürlük kütüphanesinin yönetilmesi
16. Ekip çalışmasını güçlendirecek çalışmaların planlanması ve uygulanması
17. Arşiv genelgesinin hazırlanması, dağıtımı ve takibinin yapılması
18. Standart dosya plan uygulamasının ve klasör sırtlıklarının kontrol edilmesi
19. Arşiv kontrol listesinin hazırlanması ve müdürlüklerle paylaşılması
20. Görev tanım formu standardının belirlenmesi ve dağıtımlı yazısının hazırlanması
21. Müdürlüklerdeki uygulamaların takibi ve incelenmesi

b) Stratejik Yönetim Şefliği

1. Faaliyet raporu ve sunumunun hazırlanması
2. Performans programının hazırlanması
3. Stratejik planın hazırlanması
4. Dış paydaşların belirlenmesi ve bunlarla iletişim kurulması
5. Dış paydaşlardan gelen bilgilerin veri tabanına aktarılması
6. Çalıştay programının oluşturulması
7. Anketlerin hazırlanması
8. Müdürlüklerle paydaş etkileşiminin sağlanması
9. Sonuç raporunun hazırlanması
10. Tanıtım ve duyuru çalışmalarının yapılması

c) İç Kontrol Şefliği

1. Mevzuat uyarı ve bilgilendirme sistemi, kamu kurumlarının internet sayfalarının sürekli takip edilmesi (hukuki normlarda değişiklikler, duyuru ve görüş)
2. KİK Sirküleri (Uyuşmazlık Kararları - Düzenleyici Karar - Mahkeme Kararları)
3. İçtihat değişiklikleri veya önemli içtihatların veri tabanına dönüştürülmesi (AYM, Danıştay, Yargıtay, Sayıştay)
4. Mevzuat broşürlerinin veya kitapçıklarının hazırlanması
5. Mevzuat değişikleri için karşılaştırma tablosu veya bilgi notu hazırlanması
6. Resmi yazışma genelgesinin takip edilmesi
7. Resmi yazışma kontrol listesinin hazırlanması ve güncellenmesi
8. Süreç iç genelgesinin oluşturulması
9. Müdürlüklerin temel/alt/detay süreçlerinin belirlenmesi
10. Süreç sahiplerinin belirlenmesi
11. Süreçlerin haritalandırılması
12. Belediye süreç el kitabının oluşturulması
13. İç kontrol eylem planının hazırlanması
14. Müdürlük iş tanımları veri tabanın oluşturulması
15. Çözüm masası veya Yazı İşleri Müdürlüğü gibi alanlardan gelen iş tanımlarının incelenmesi
16. Müdürlüklerin iş tanım matrisinin hazırlanması
17. Müdürlüklerin iş tanımlarının, şeflik bazında süreç sahiplerinin belirlenmesinin kontrol edilmesi
18. Müdürlükten gelen yönetmeliklerin incelenmesi
19. Hizmet içi eğitimlerde öncesi ve sonrası sınavlarının karşılaştırılması
20. Eğitim sonuç anketi yapılması
21. Eğitim sonuç raporu hazırlanması
22. Mevzuatla ilgili bilgilendirici ve uyarıcı dağıtımlı yazı hazırlanması
23. Belediyede kullanılan standart form veya resmi evrakın kodlanması ve referans numaralarının oluşturulması
24. Mali dosyaların arşivlenmesine ve belgelendirilmesine yönelik iç genelge hazırlanması

BEŞİNCİ BÖLÜM

Diğer Müdürlüklerle Etkileşim ve İşbirliği/İşbölümü

MADDE 10- (1) Diğer müdürlüklerle etkileşim ve işbirliği/işbölümü aşağıda belirtildiği gibidir;

1. Mevzuat erken uyarı sistemi
2. Müdürlükte oluşturulacak makale ve kitap dizininin oluşturulması ve paylaşılması
3. Müdürlükteki iyi uygulama sonuçlarının talep halinde diğer birimlerde uygulanması
4. Anket ve istatistik çalışmalarının yapılması, izlenmesi ve raporlanması
5. Ön mali kontrol yapılması
6. İç kontrol eylem planının hazırlanması ve talep olması durumunda iç kontrol çıktılarına danışmanlık yapılması

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 11- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. 

(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama ile İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 12- (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek Standart Dosya Planı’na uygun olarak ayrı klasörlerde saklanır. 

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. 

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

Müdürlük İçi Denetim

MADDE 13- (1) Strateji Geliştirme Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

Disiplin Cezaları

MADDE 14- (1) Strateji Geliştirme Müdürü, Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. 

(2) Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlükten Kaldırma

MADDE 15- (1) Bu yönetmeliğin onay tarihinden önce meclis kararı ile kabul edilen ve uygulanan “Strateji Geliştirme Müdürlüğü Yönetmeliği” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 16- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı Kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. 

Yürütme

MADDE 17– (1) Bu yönetmelik hükümleri Esenyurt Belediye Başkanı tarafından yürütülür.